Warszawa, dnia 28.04.2016 r. 

Do wszystkich Wykonawców 

Dotyczy: postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego na:

1. „ZAKUP ENERGII ELEKTRYCZNEJ NA POTRZEBY GMINY ZAWONIA” 

WYJAŚNIENIE TREŚCI SIWZ  NR 2 

Pełnomocnik Zamawiającego – Gminy Zawonia działając zgodnie z art. 38 ust. 1, 2  ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku – Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity – Dz. U. z 2015 r., poz. 2164), wyjaśnia treść Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia             w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego na:

„ZAKUP ENERGII ELEKTRYCZNEJ NA POTRZEBY GMINY ZAWONIA” 

Pytanie nr 1.

Zwracamy się z zapytaniem czy Zamawiający przekaże niezbędne dane do przeprowadzenia procedury zmiany sprzedawcy? Wykonawca będzie potrzebował następujących danych:

- nazwa i adres firmy;

- opis punktu poboru;

- adres punktu poboru (miejscowość, ulica. numer lokalu, kod, gmina);

- grupa taryfowa (obecna i nowa);

- moc umowna;

- planowane roczne zużycie energii;

- numer licznika;

- Operator Systemu Dystrybucyjnego;

- nazwa dotychczasowego Sprzedawcy;

- informacje dotyczące wypowiedzenia umowy;

- data zawarcia oraz okres wypowiedzenia dotychczasowej urnowy;

- numer ewidencyjny

- numer PPE. 

Odpowiedź nr 1

Pełnomocnik Zamawiającego informuje, że przekaże niezwłocznie po podpisaniu umów w wersji elektronicznej Excel wszelkie dane, które jest w stanie pozyskać z faktur i umów:

- nazwa i adres firmy;

- opis punktu poboru;

- adres punktu poboru (miejscowość, ulica, numer lokalu, kod, gmina);

- grupa taryfowa (obecna i nowa);

- moc umowna;

- planowane roczne zużycie energii;

- numer licznika;

- Operator Systemu Dystrybucyjnego;

- nazwa dotychczasowego Sprzedawcy;

- numer aktualnie obowiązującej umowy;

- data zawarcia oraz okres wypowiedzenia dotychczasowej umowy;

- numer ewidencyjny

 - numer PPE 

Pytanie nr 2.

Czy Zamawiający przekaże wybranemu Wykonawcy niezbędne dokumenty (KRS, NIP, Regon, pełnomocnictwo) do przeprowadzenia procedury zmiany sprzedawcy? 

Odpowiedź nr 2

Pełnomocnik Zamawiający informuje, że Zamawiający przekaże wyłonionemu Wykonawcy następujące dokumenty:

oraz dokumenty:

-  Pełnomocnictwo,

-  dokument nadania numeru NIP,

-  dokument nadania numeru REGON,

-  KRS lub inny dokument na podstawie którego działa dana jednostka

dokument potwierdzający umocowania danej osoby do podpisania umowy sprzedaży energii elektrycznej oraz pełnomocnictwa. 

Pytanie nr 3.

Ile umów zostanie podpisanych po rozstrzygnięciu postępowania? Czy jest możliwe ich podpisanie drogą korespondencyjną? 

Odpowiedź nr 3

Pełnomocnik Zamawiającego informuje, że dopuszcza podpisanie umowy drogą korespondencyjną. Zamawiający podpisze jedną Umowę, gdzie stroną umowy będzie Gmina Zawonia. 

Pytanie nr 4.

Czy umowy sprzedaży wymagają wypowiedzenia? Czy umowy dystrybucyjne zawarte są na czas nieokreślony? 

Odpowiedź nr 4

Pełnomocnik Zamawiającego informuje, że w przypadku wszystkich punktów poboru objętych postępowaniem Zamawiający ma zawarte Umowy o świadczenie usług dystrybucji na czas nieokreślony.

Zamawiający ma zawartą Umowę sprzedaży energii elektrycznej do 30.04.2016 r., dlatego też posiada wiedzę, że w maju sprzedaż będzie realizowana przez sprzedawcę rezerwowego. 

Pytanie nr 5.

Czy Zamawiający dysponuje tytułem prawnym (akt notarialny, umowa najmu, umowa dzierżawy, itp.), który upoważnia go do swobodnego dysponowania obiektami opisanymi w przedmiocie zamówienia. Brak takiego tytułu może skutecznie uniemożliwić dalsze czynności związane ze zgłoszeniem umowy sprzedaży energii elektrycznej do lokalnego Operatora Systemu dystrybucyjnego zgodnie         z jego procedurami. W związku z czy prosimy o przekazanie informacji o sposobie i formie dysponowania obiektami. 

Odpowiedź nr 5

Pełnomocnik Zamawiającego informuje, że Zamawiający dysponuje tytułem prawnym do budynków Gminy Zawonia , który upoważnia go do swobodnego dysponowania obiektami opisanymi w przedmiocie Zamówienia. 

Niezależnie od problematyki prawa własności zgodnie z art. 18 ust. 1 ust. 3 Prawa energetycznego do zadań własnych gminy należy finansowanie oświetlenia ulic, placów i dróg publicznych znajdujących się na terenie gminy. W związku z powyższym Gmina Zawonia ponosi i będzie ponosić wskazane koszty, niezależnie od tego, komu będzie przysługiwało prawo własności względem urządzeń elektroenergetycznych oświetlenia ulicznego, linii elektroenergetycznej, linii oświetleniowej czy jakichkolwiek innych urządzeń składających się na ww. linie.

Ponadto, zgodnie z art. 4j prawa energetycznego każdy odbiorca energii elektrycznej jest uprawniony do wyboru dowolnego sprzedawcy tej energii. W konsekwencji Gmina Zawonia jest uprawniona do ogłoszenia przetargu na zakup energii elektrycznej.

Dodatkowo, przepis art. 4j prawa energetycznego nie uzależnia bowiem prawa do wyboru sprzedawcy energii od posiadania tytułu własności do urządzeń.

Warto dodać, iż na mocy przepisu art. 140 kc, nawet zakładając, iż Gmina Zawonia nie byłaby właścicielem urządzeń elektroenergetycznych oświetlenia ulicznego, Gmina Zawonia powinna co najwyżej uzyskać zgodę właściciela na zlecenie prac i usług związanych z oświetleniem oraz powinna zawrzeć odpowiednią, cywilnoprawną umowę w zakresie użytkowania przez Gminę Zawonia ww. urządzeń. W żadnym jednak wypadku właściciel urządzeń elektroenergetycznych oświetlenia ulicznego nie uzyskałby prawa do ograniczenia Gminy Zawonia w wyborze sprzedawcy energii elektrycznej.

Pytanie nr 6.

Wnioskujemy o dopisanie w par. 6 ust. 9 terminu na wystawienie przez Sprzedawcę faktury np. 14 dni od otrzymania danych pomiarowych od OSD. Jest to niezbędne jeżeli chodzi o dalsze zapisy, które wprowadzają karę za przekroczenie terminu na wystawienie faktury, którego w rzeczywistości w umowie brak. Wykonawca nie może się zgodzić na to, aby kary naliczane były po upływie 30 dni od dnia kiedy skończył się okres rozliczeniowy ponieważ nie jest to równoznaczne z otrzymaniem przez Wykonawcę danych pomiarowo - rozliczeniowych od OSD. 

Odpowiedź nr 6

Pełnomocnik Zamawiającego informuje, że nie wyraża zgody na modyfikację zapisów w § 6 ust. 9.

Pełnomocnik Zamawiającego pragnie dodać, że OSD ma obowiązek przekazywania danych pomiarowo-rozliczeniowych nowemu sprzedawcy energii elektrycznej, a dokumentem, który reguluje te obowiązki jest Instrukcja Ruchu i Eksploatacji Sieci Dystrybucyjnej, na którą Wykonawca może się powołać w razie nieprzestrzegania instrukcji przez OSD. Jeżeli Wykonawca pomimo starań nie otrzyma odczytów od OSD, i tym samym nie będzie mógł wystawić faktury zgodnie z terminem umownym, kara umowna nie zostanie naliczona. Wykonawca będzie jednak zobowiązany udowodnić na piśmie Zamawiającemu, iż nie mógł pozyskać danych i rzeczywiście nie wystawił faktury nie z własnej winy.

Zapis § 6 ust. 9 określa termin na wystawianie faktur, tj:

Strony ustalają następujący sposób rozliczeń, w którym Wykonawca wystawia Zamawiającemu na koniec okresu rozliczeniowego stosowanego przez OSD fakturę rozliczeniową, z terminem płatności określonym na 30 dni od daty prawidłowego wystawienia faktury VAT przez Wykonawcę, przelewem na konto Wykonawcy. Wykonawca zobowiązany jest do doręczenia faktury na co najmniej 23 dni przed określonym terminem płatności. 

Pytanie nr 7.

Wykonawca pragnie poinformować, że termin realizacji umowy od 01.06.2016 r. jest niemożliwy do spełnienia. Wykonawca wnosi o zmianę terminu rozpoczęcia realizacji umowy i modyfikację zapisów SIWZ wg wzoru: „Zamawiający przewiduje termin rozpoczęcia realizacji umowy od 01.07.2016 r.  lecz nie wcześniej niż po zawarciu wymaganych umów i pozytywnie przeprowadzonej procedurze zmiany sprzedawcy…”

Uzasadnienie:

Przy określaniu terminów dostaw Zamawiający musi wziąć pod uwagę czas potrzebny na podjęcie następujących czynności:

1) Wybór oferty w postępowaniu – zależy przede wszystkim od działań Zamawiającego. Jeżeli oferty zostaną złożone w sposób wybrakowany, należy uwzględnić czas potrzebny na ich uzupełnienie. Bezpiecznie należy określić, iż ten etap może zająć nawet 4 dni.

2) Przygotowanie i podpisanie umowy – etap zależny od Zamawiającego i Wykonawcy oraz współpracy pomiędzy nimi. Bezpiecznie przyjąć, iż formalności wraz czasem potrzebnym na przesłanie umów/pełnomocnictw może zająć nawet do 10 dni.

3) Procedura zmiany sprzedawcy – etap zależny od OSD. Zgodnie z IRiESD trwa, co najmniej 21 dni.

4) Wypowiedzenie aktualnie obowiązujących Zamawiającego umów.

Wyznaczając termin należy, więc wziąć pod uwagę powyższe wskazania, zgodnie, z którymi realizacja umowy może się rozpocząć dopiero po około 45 dniach od dnia otwarcia ofert w postępowaniu. W związku z powyższym postepowanie i procedura zmiany sprzedawcy może przekroczyć założone terminy a najbardziej realnym terminem rozpoczęcia dostaw paliwa gazowego będzie dzień 01.07.2016 r. W związku z tym w zapisach SIWZ i umowy należy uwzględnić taką możliwość. W innym przypadku warunki pozostaną niemożliwe do spełnienia. 

Odpowiedź nr 7

Pełnomocnik Zamawiającego informuje, że Zamawiający ma zawartą Umowę sprzedaży energii elektrycznej do 30.04.2016 r., dlatego też posiada wiedzę, że w maju sprzedaż będzie realizowana przez sprzedawcę rezerwowego. Pełnomocnik Zamawiającego nie wyraża zgody na zmianę terminu rozpoczęcia zamówienia na 01.07.2016 r. i zaznacza jednocześnie, że z przyczyn formalno-prawnych, Zamawiający dopuszcza zmianę terminu rozpoczęcia wykonania zamówienia z zastrzeżeniem granicznego terminu wykonania zamówienia do 31.05.2018 r., jednak nie wcześniej niż po skutecznym rozwiązaniu umowy, na podstawie której dotychczas Zamawiający kupował energię elektryczną oraz skutecznym przeprowadzeniu procesu zmiany sprzedawcy u Operatora Systemu Dystrybucyjnego. 

Pytanie nr 8.

Dot. Pkt. 3 formularza cenowego – prosimy o modyfikację terminu rozpoczęcia zamówienia. 

Odpowiedź nr 8

Pełnomocnik Zamawiającego informuje, że na stronie Zamawiającego zostaje zamieszczony Załącznik nr 2 do SIWZ, tj. Formularz ofertowy, którego pkt. 3 otrzymuje brzmienie:

Oferujemy wykonanie zamówienia w terminie zgodnym z SIWZ, tj. w okresie od 01.06.2016 r. do 31.05.2018 r. Z przyczyn formalno-prawnych termin rozpoczęcia wykonania zamówienia może ulec zmianie z zastrzeżeniem granicznego terminu wykonania zamówienia do 31.05.2018 r. Jednak nie wcześniej niż po skutecznym rozwiązaniu umowy, na podstawie której dotychczas Zamawiający kupował energię elektryczną oraz skutecznym przeprowadzeniu procesu zmiany sprzedawcy u OSD.  

/-/Justyna Korytko

Pełnomocnik Zamawiającego